Sinds kort is er op de Intensive Care meer tijd voor de zorg voor patiënten en hun familie, de medewerkerstevredenheid is van een 6 naar een 9 gestegen en collega’s van verschillende afdelingen worden niet meer gestoord in hun werk. Door het Lean project dat ik afgerond heb, is de levering van medicatie op de IC namelijk flink verbeterd.
Als IC-verpleegkundige ben ik altijd op zoek naar verbeteringen. Met het volgen van een Green Belt Lean traject kreeg ik de mogelijkheid om anders naar de gang van zaken op de afdeling te kijken. Na een brainstorm met collega’s besloot ik om het proces van het leveren van medicatie op de IC onder de loep te nemen.
Op de drie Intensive Care units in ons ziekenhuis hebben wij altijd een deel van de benodigde medicatie op voorraad. Als een medicijn ontbreekt, dan moet dat aangevraagd worden en zou het op de dag van aanvraag geleverd moeten worden. Alleen liep dit proces niet goed, waardoor bij 25% van de aanvragen de medicatie niet geleverd werd. Het kostte de verpleegkundigen gemiddeld twee uur om dat alsnog te regelen, onder andere door een zoektocht op Intranet. Een erg inefficiënt proces dat tot veel frustratie leidde.
Door het hele proces van aanvraag tot levering van de medicatie op de Intensive Care in kaart te brengen met medewerkers van onder andere apotheek en ICT, kwamen er een paar knelpunten naar voren. Het bleek dat veel medicatie die niet op tijd geleverd werd, herhaalmedicatie was. IC-verpleegkundigen zouden dat zelfstandig moeten kunnen herhalen, maar daarvoor waren we niet geautoriseerd. Nu is de benodigde e-learning beschikbaar en verplicht voor alle IC-verpleegkundigen, waardoor we medicatie zelfstandig kunnen herhalen en de voortgang van de aanvraag kunnen volgen.
Verder bleek de applicatie van de apotheek wel goed te werken voor verpleegafdelingen, maar voor de IC waren een aantal aanpassingen nodig. Door eerst te experimenteren met mogelijke oplossingen en deze gestructureerd uit te proberen is er een nieuwe manier van werken ontwikkeld. Deze is nu ingevoerd als standaard met een goed werkend, efficiënt leveringsproces tot gevolg. Mijn doelstelling dat aangevraagde medicijnen in 90% van de gevallen op de dag van aanvraag moet worden geleverd, is ruimschoots behaald.
Dit Green Belt Lean project is voor mij een goed voorbeeld van hoe een proces voor alle betrokkenen kan verbeteren, als er afdelingsoverstijgend naar gekeken wordt. Tot voor kort ging er veel tijd verloren door het zoeken naar afdelingsvoorraden en het ophalen van de benodigde medicatie. Tijd die nu besteed kan worden aan de zorg voor IC-patiënten en het begeleiden van hun familieleden.